Privatlivspolitik

Vestsjællands Teaterkreds’ dataansvar
Januar 2023

 

Den 25. maj 2018 trådte EU’s nye databeskyttelsesforordning (GDPR) i kraft. Forordningen indeholder retningslinjer for, hvordan organisationer og virksomheder må behandle personlige data.

Vestsjællands Teaterkreds behandler persondata og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine persondata og sikrer en korrekt og gennemsigtig behandling.

Grundlæggende behandler vi kun persondata til bestemte formål (se pkt. 4) og ud fra berettigede (legitime) interesser (se pkt. 5). Vi behandler kun persondata, der er relevante og nødvendige for opfyldelsen af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige (se pkt. 8).

 

1. Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Vestsjællands Teaterkreds er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine persondata behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

 

Kontaktperson: pt. formand Elsebeth Johansen

Adresse: Herrestræde 9, 4200 Slagelse
CVR: 11450911
Telefonnr.: 58525640
Mail: info@teaterkreds.dk
Hjemmeside: www.teaterkreds.dk

 

2. Behandling af persondata

Vi behandler følgende persondata:

1) Medlemsdata:

• Almindelige persondata: Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato (hvis det er oplyst), e-mailadresse

2) Data om bestyrelse og medarbejdere:

• Almindelige persondata: Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mail- adresse
• Andre data om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer
• Persondata, der er tillagt en højere grad af beskyttelse (CPR-nummer), behandles kun i forbindelse med ansættelsesforhold

 

3. Herfra får vi data

Normalt får vi data fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

• Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
• Vi får og videregiver til/fra Billetten A/S, som også er omfattet af databeskyttelsesforordningen.

 

4. Foreningens formål med behandling af dine persondata

Vi behandler dine persondata til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine data
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke

1) Formål med behandling af medlemsdata:

• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Som led i foreningens aktiviteter, f.eks. udsendelse af nyhedsbreve
• Opfyldelse af lovkrav
• Levering af varer og ydelser, du har bestilt, f.eks. sæsonprogrammer og billetter
• Administration af din relation til os

2) Formål med behandling af data om bestyrelse og medarbejdere:

• Håndtering af bestyrelse og medarbejderes hverv og pligter i foreningen
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
• Administration af din relation til os

5. Vi behandler kun persondata ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsdata på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent
• Afholdelse af sociale arrangementer, kulturelle aktiviteter, mv.
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
• Videregivelse af dine almindelige persondata til Danmarks Teaterforeninger i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med teaterseminar, generalforsamling, kurser etc.
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi også dine almindelige medlemsoplysninger i en periode efter din udmeldelse af foreningen
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

6. Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine persondata basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

 

7. Videregivelse af dine persondata

Vi videregiver ikke personoplysninger til private firmaer uden dit samtykke.

Videregivelse kan dog ske som følge af lovkrav, krav fra offentlige myndigheder eller med udtrykkeligt samtykke fra dig.

Såfremt du tilmelder dig ønske om vores nyhedsbrev, videregives dine oplysninger til databasen hos MailChimp.

 

8. Opbevaring og sletning af dine persondata

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine persondata som medlem af foreningen, som bestyrelsesmedlem eller som lønnet medarbejder.

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine persondata i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige persondata i op til 2 år efter ophør af dit virke i foreningen

Ulønnede bestyrelsesmedlemmer/ulønnede medarbejdere:

Vi vil opbevare dine persondata i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige persondata i op til 2 år efter din udmeldelse af foreningen

Lønnede medarbejdere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 2 år

9. Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler persondata om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne persondata
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så̊ fald ændringer eller sletning så̊ hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet, hvis hjemmeside er www.datatilsynet.dk

 

10. Revision af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

 

Udarbejdet af Vestsjællands Teaterkreds, 12. januar 2023